Antwortzeiten und Erwartungshaltungen

email-massen.jpgJeden Tag landen bei mir im Schnitt 70 E-Mails im Postfach.
Wenn ich das jetzt kategorisiere dann sind das ca.

  • 30 E-Mails, die ich als Publishing-Report aus dem RedDot CMS bekomme,
  • 20 SPAM-Mails(ich bin mir nicht sicher, ob SPAM jemals die Oberhand gewinnen wird..),

Der Rest ist, absteigend sortiert nach vorkommen:

  • Korrespondenz zu laufenden Projekten
    Projektanfragen über XING oder die Webseite(hört hört)
  • Geplänkel mit Bekannten

Was also tun, wenn eigentlich Projekte laufen, aber die Abstimmungen wichtig sind?
Wie lange wartet ein Kunde auf eine Antwort? Und wie lange würde ich bereit sein zu warten?

Gerade eben schrieb ich eine britische Consultant Firma an. Man suche RedDot-Verstärkung hieß es in einer weitergeleiteten Nachricht. Die Mail war 6 Tage alt, definitiv zu lange her! Ich schreibe also endlich heute zurück und freue mich, dass der Auto-Responder mir von der Abwesenheit berichtet. Nochmal gut gegangen. 2 Minuten später (gegen 22 Uhr) trudelt dann noch diese Antwort rein:

thanks for your response
I have cc’d my colleague into the mail as I am on holiday
He will be in touch as soon as possible

Kind regards

Das war mal gar nicht maschinell und ich bin positiv überrascht. Aber ist das dann noch Urlaub?
Ich frage mich, wie das ein Heinz Stoll macht?

Die Frage ist, gehören wirklich wichtige Anliegen in E-Mails? Kommen “wirklich” dringende Themen/Aufgaben nicht sowieso per Telefon und müssen dann auch direkt erledigt werden?

Wenn nun wirklich Land unter ist und man die E-Mail liegen lassen muss, so ist eine Benachrichtigung darüber genau das Richtige. Sie vermittelt dem Kunden, dass man auch bei seinem Projekt nicht einfach alles stehen und liegen lässt und sich voll und ganz auf die Sache konzentriert.

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Eine Reaktion zu “Antwortzeiten und Erwartungshaltungen”

  1. Somasundaram

    Nennt mich altmodisch, aber wichtige Dinge regel ich direkt per Telefon. Und falls es gar nicht anders geht, wird die E-Mail inklusive Lesebestätigung versendet.

    Gruß
    Gaj