Best practice - RedDot CMS und Asset Verwaltung

RedDot CMS asset manager piecesAufgrund einiger konkreter Fragen muss der Rückblick auf das RedDot Usergroup Treffen noch ein wenig warten. Ich führe dafür heute die Kategorie “best practice” ein. Hier werden meine Vorschläge für die bestmögliche Lösung von Aufgabenstellungen im CMS-Bereich präsentiert und zur Diskussion gestellt. Hierbei sei vorweg gesagt, es gibt nicht immer _die_ Lösung für alle Probleme. Oft sind es Einzelanforderungen und Lösungen, die gefragt sind.

Dieser erste Teil widmet sich heute dem Basic-Thema “Asset Manage und Datei-Ordner”. Ich zeige, wie ich in vergangenen Projekten (und auch aktuellen) Dateien verwalte. Als Grundlage hierfür sei gesagt, dass die Dateiverwaltung im Asset Manager des RedDot CMS ebenso wie im Datei-Ordner alles andere als “state-of-the-art” ist. Für große Datenmengen und verschiedene Quellen stellt sich hier zu Beginn die Frage, ob die Anbindung eines Digital Asset Management (DAM) wie canto[1] oder eines Systems zum Product Information Management (PIM) wie hybris[2] nicht sinnvoll ist.

Die hier genannten Beispiele erfolgen natürlich ohne jegliche Garantie und Nachahmer handeln auf eigene Gefahr.

In diesem Beispiel gehen wir allerdings von einem “normalen” System aus, mit einem zu Beginn kleinen Datenstamm von 250MB und der Option auf Mehrsprachigkeit der Dokumente. Zuerst sollte die grobe Struktur definiert werden. Gibt es einen Produktbereich? Wie lässt sich dieser untergliedern? Welche fixen Bereiche wird die Webseite später haben? Und nicht zuletzt bei der Wahl der Ordnernamen wichtig - welche Sprache spricht der Großteil meiner Redakteure? Als Basis nehme ich an dieser Stelle folgende in Deutsch gehaltene “Sitemap”:

  • Asset Manager(Datei-Root)
    • Produkte
    • Produkte_kat1_bereich1_allgm
    • Produkte_kat1_bereich1_produktA(beinhaltet evtl. passende Prospekte, Dokus, etc.)
    • Produkte_kat1_bereich1_produktB
    • Produkte_kat1_bereich2
    • Produkte_..
    • Produkte_kat2_bereich1
    • Produkte_..
    • Kontakt
    • Kontakt_Ansprechpartner
    • Kontakt_Anfahrtsskizzen
    • Aktuelles
    • Aktuelles_2008
    • Service
    • Service_Prospekte
    • Service_Dokumentationen

Auffällig hierbei: Es gibt nur 2 Ebenen

  1. Den Asset Manager selbst als Wurzel aller Dokumente
  2. Die Unterpunkte angelehnt an eine typische Navigationsstruktur

Warum ist das so? Warum nicht mehr Unterordner?
Ganz einfach: Mehr ist bisher im RedDot CMS nicht möglich. Daher sollte man sich die Struktur und die angelegten Unterordner gut überlegen. Wenn die Produktpalette und/oder die dazugehörigen Daten überschaubar sind, dann reicht es auch nur in Kategorien zu sortieren. Je mehr Unterordner man hat umso mehr muss der Redakteur später betrachten bei der Pflege von Dateien. Und alle diese Ordner müssen durch das Staging in RedDot ein Publizierungsziel erhalten(pro Sprache!). Je nachdem wie produkt- oder themenspezifisch die oben gezeigten “Prospekte” oder “Dokumentationen” sind, können diese je nach Anzahl eventuell auch direkt in die Produktordner gepflegt werden. Das macht einem Redakteur die Pflege und damit verbundene Suche später einfacher.

Um generell die Möglichkeit zu haben Unterordner anzulegen muss ein Ordner direkt angelegt werden mit dem Typ “Asset Manager” oder der Ordner muss über den Link “Ordner bearbeiten” im Aktionsmenü auf diesen Typ gestellt werden. Nach diesem Schritt ändert man im Aktionsmenü über “Datenhaltung ändern” die Datenhaltung von Datenbank auf Dateisystem. Es empfiehlt sich bei mehreren Projekten im Dateisystem(!) einen globalen Ordner anzulegen mit den jeweiligen Projekten als Unterordnern. Also sowas wie: C:\RedDotDaten\Demoprojekt\assets

Example RedDot CMS Asset ManagerHier lässt man nun im RedDot CMS (!) den Asset-Manager die Dateien hineinlegen, bzw. neu erstellen. Hier erstelle ich nun die Unterordner wie in der Sitemap. Wichtig ist, die Ordnerstruktur wird beim Publizieren auch so auf dem Webserver abgebildet.

Was sind die Vorteile eines Asset Managers im Dateisystem:

  • Es ermöglicht einen externen Zugriff auf die Daten (für Administratoren, die Wissen, was Sie tun)
  • Die Projektdatenbank bleibt übersichtlich
  • Mehrere neue Dateien können direkt in den Ordner auf das Dateisystem per FTP oder UNC-Pfad kopiert werden. ACHTUNG: Dateien dürfen hier nie über den Explorer gelöscht werden! Löschen _darf_ nur das RedDot CMS

Die Nachteile:

  • Es wird ein separates Backup für diese Dateien benötigt.
  • Die Projektdaten werden dezentral gespeichert und müssen bei Projektexporten/-importen ebenfalls separat abgespeichert werden.

Es empfiehlt sich dennoch einen separaten Datei-Ordner im Projekt und in der Projektdatenbank für relevante Dateien wie Javascript- oder auch Stylesheetdateien, Hintergründe, etc.. einzubinden, wenn man häufig das Projekt exportieren und importieren muss.

Zusätzlicher Datei-Ordner für CSS und JS DateienWenn man die CSS-Dateien noch weiterentwickeln möchte, während diese auf dem System genutzt werden, sollte man diese allerdings wieder ins Dateisystem legen. Hier können die Dateien jederzeit per FTP angepasst werden und man muss CSS-Angaben nicht in einem einzigen oder gar mehreren Content-Klassen Templates editieren.

Über die oben vorgestellte Lösung kann nun der RedDot CMS Administrator seine projektrelevanten Daten für die Layout-Ebene(CSS) und die Funktionalitäten(JS) getrennt pflegen ohne den Redakteuren hier Zugriff ermöglichen zu müssen, da diese ihren eigenen Asset-Ordner haben.

Fragen?

Wie bekommt man große Datenmengen in einen Datei-Ordner oder Asset-Manager?
Ein Import von größeren Datenmengen bei Datenhaltung in der Datenbank ist nicht ratsam, dies führt oft zu Fehlern beim Import durch Timeouts und/oder fehlerhaften Datenbankinhalten.

Wie “importiert” man Daten am besten in einen Asset Manager?
Im Optimalfall liegen die Dateien im Dateisystem des RedDot CMS Servers. Hier kann man die Dateien unter Beachtung der oben angegebenen Ordnerstruktur über den Windows Explorer hinein kopieren. Die Ordner sollten dennoch im RedDot CMS angelegt werden. Lediglich die Dateien können hineinkopiert werden. Nach dem Kopiervorgang sollte der Asset Manager aktualisiert werden über das Aktionsmenü.

Wie sollte man Dateien im RedDot CMS Asset Manager benennen?
Wenn man die Möglichkeit hat die Dateien sauber umzubenennen, dann sollte man sich überlegen, ob man anführend den Bereich oder relevaten Part in den Dateinamen einfügt also z.B. produktname-datenblatt.pdf

Wie löst man das Problem mehrsprachiger Dateien in einem RedDot CMS Asset Manager?
Entweder über den Dateinamen z.B. produktname-datenblatt_deu.pdf oder produktname-datenblatt_eng.pdf oder aber man legt im Asset Manager ein Attribut “Sprache” an. So kann der Redakteur im jeweiligen Ordner später entweder über den Dateinamen suchen oder aber über die Attribute als Suchfilter sprachspezifische Dateien anzeigen. Die gepflegten Attribute können darüber hinaus später Verwendung im RedDot LiveServer finden, falls man hier sprachrelevante Assets über die zusätzlichen Attribute in den mitpublizierten XML-Dateien nutzen will.

Wo kann es zu Problemen für Redakteure kommen?
Dateiupload in RedDot CMS - Ordner wählen Grafik Redakteure können später in den Asset Manager Dateien hineinladen. Oftmals vergessen sie aber dabei den richtigen Ordner auszuwählen. Dies führt dann bei einem gemeinsam genutzten Asset Manager recht schnell zu Chaos. Hier kann ein einzelnes Bild wie dieses den Redakteur darauf hinweisen, dass er zuerst den richtigen Ordner wählen sollte. Das Bild sollte 100×100 Pixel haben, damit es nicht durch RedDot skaliert wird.

Die beste Basis für ein sauberes Projekt ist eine strukturierte Regelung der Dateinamen und eine solide Schulung der Redakteure, damit diese Regelungen konsequent umgesetzt werden.

Ausblick

Wie können Redakteure mehrere Dateien auf einmal hochladen?
Leider gibt es hierfür noch keine passable Lösung in RedDot. Ich arbeite an einer Komponente, die Redakteuren über eine spezielle Seite in Verbindung mit einem SWFUploader[3] in Flash und Javascript den Upload mehrere Dateien in dafür vorgesehene Asset Manager Ordner ermöglicht. Bei Interesse hieran würe ich mich über eine Mail freuen.

Wie können Administratoren die nur HTTP Zugriff auf das System haben dennoch auf das Dateisystem zugreifen?
Eine passable Lösung auf .NET Basis ist der http-Commander[4]. Dieser ermöglicht (zwar sehr einfach aber dennoch funktional) die Bearbeitung von Dateien auf Filesystemebene ähnlich einem Windows Explorer nur eben im Browser(Internet Explorer UND Firefox!).

Links:
[1] http://www.canto.de/
[2] http://www.hybris.de/
[3] http://swfupload.org/
[4] http://www.http-com.com/

Fragen, Feedback und Verbesserungen sind natürlich gerne gesehen.

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